Trong quá trình làm việc, người lao động sẽ có những chuyến đi công tác và phát sinh những khoản công tác phí cần doanh nghiệp phải hoàn trả lại. Vậy thì việc thanh toán công tác phí như thế nào là hợp lý và tuân thủ đúng quy định pháp luật? Cần những loại chứng từ gì để đưa khoản chi phí này vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN? Cùng tìm hiểu thông tin ở bài viết bên dưới nhé.
1. Công tác phí: Định nghĩa, điều kiện thanh toán
a. Định nghĩa:
Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có). (Khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC)
b. Điều kiện thanh toán:
– Người lao động sẽ được thanh toán khoản công tác phí nếu thực hiện đúng nhiệm vụ được giao; được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác.
– Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).
– Các chứng từ cần có để được chi trả công tác phí theo quy định tại Điều 10 Thông tư 40/2017/TT-BTC, bao gồm:
- Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).
- Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.
- Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế ).
2. Các chứng từ cần có để đưa chi phí công tác phí vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN:
Theo quy định tại Khoản 2.9 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC): Quy định về khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác như sau:
– Các hóa đơn, chứng từ trong quá trình đi công tác như: Hóa đơn GTGT, vé máy bay, thẻ lên máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….(Nếu chi phí từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt).
– Quyết định cử đi công tác (Nêu rõ tên nhân viên trong doanh nghiệp được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện).
– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng của cá nhân (Quy định rõ vấn đề này, nếu khoán chi thì phải chi tiết mức khoán chi).
– Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
Cơ sở pháp lý:
- Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định chế độ công tác phí.
- Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định luật thuế TNDN.
- Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định luật thuế TNDN.
Đối với doanh nghiệp, việc nắm vững và áp dụng đúng các quy định về công tác phí là một phần quan trọng trong việc quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.
