Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng, nhiều doanh nghiệp Việt Nam ngày càng mở rộng hợp tác quốc tế: tham dự hội chợ triển lãm, ký kết hợp đồng, đàm phán đối tác, đào tạo nhân sự, khảo sát thị trường… Tất cả những hoạt động này thường kéo theo nhu cầu cử người lao động đi công tác nước ngoài.
Tuy nhiên, khi quyết toán thuế TNDN, nhiều doanh nghiệp vẫn lo ngại:
– Liệu chi phí công tác nước ngoài có được tính là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế?
– Hóa đơn, chứng từ do phía nước ngoài cung cấp có được coi là hợp pháp, hợp lệ để khấu trừ và hạch toán?
– Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị đúng hồ sơ, rủi ro bị xuất toán chi phí, truy thu thuế, cộng tiền phạt chậm nộp là rất lớn.
Đây chính là lý do mà việc nắm vững quy định về chi phí công tác nước ngoài trở thành yêu cầu bắt buộc với mọi doanh nghiệp.
1. Căn cứ pháp lý
Để xác định rõ cơ sở pháp luật, cần dẫn chiếu đến các văn bản sau:
– Luật Thuế TNDN số 14/2008/QH12, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13.
– Thông tư 78/2014/TT-BTC (hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN).
– Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 78).
– Thông tư 219/2013/TT-BTC (hướng dẫn thi hành Luật Thuế GTGT).
– Thông tư 200/2014/TT-BTC (chế độ kế toán doanh nghiệp).
Đặc biệt, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC) là căn cứ quan trọng nhất:
“Mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ 3 điều kiện:
(i) Thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
(ii) Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;
(iii) Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”
2. Các khoản chi phí công tác nước ngoài được trừ khi tính thuế TNDN
Doanh nghiệp được đưa vào chi phí được trừ nếu thỏa mãn các điều kiện trên. Các khoản phổ biến gồm:
2.1. Vé máy bay quốc tế
– Vé máy bay khứ hồi đi công tác.
– Vé điện tử + thẻ lên máy bay (boarding pass) được coi là chứng từ hợp lệ.
– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định (nếu giá trị từ 20 triệu đồng/lần trở lên)
2.2. Chi phí lưu trú, ăn ở
– Hóa đơn khách sạn, nhà nghỉ tại nước sở tại.
– Hóa đơn ăn uống phục vụ công tác (tiếp khách, hội nghị, đào tạo).
– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định (nếu giá trị từ 20 triệu đồng/lần trở lên)
– Lưu ý: phải có hóa đơn gốc theo mẫu của nước sở tại.
3.3. Chi phí đi lại tại nước ngoài
– Taxi, tàu điện, thuê xe ô tô…
– Chấp nhận hóa đơn hoặc biên lai theo chuẩn nước sở tại.
– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định (nếu giá trị từ 20 triệu đồng/lần trở lên)
2.4. Chi phí visa, phí công tác, hội nghị, triển lãm
– Lệ phí cấp visa, giấy phép lao động ngắn hạn.
– Phí đăng ký tham dự hội nghị, triển lãm quốc tế.
– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định (nếu giá trị từ 20 triệu đồng/lần trở lên)
2.5. Phụ cấp công tác phí
– Theo Khoản 2.9, Điều 6, Thông tư 78/2014: phụ cấp công tác được trừ nếu có quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ ghi rõ mức chi.
– Nếu chi vượt định mức trong quy chế, phần vượt không được trừ.
– Chứng từ thanh toán: bảng thanh toán công tác phí, phiếu chi, quyết định cử đi công tác, báo cáo kết quả công tác.
3. Hóa đơn, chứng từ nước ngoài thế nào là hợp lý, hợp lệ?
Theo Khoản 1, Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC:
“Chứng từ chi tiêu ở nước ngoài được coi là hợp pháp nếu là hóa đơn, chứng từ gốc phù hợp với quy định pháp luật của nước sở tại và kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật Việt Nam.”
Như vậy, một hóa đơn nước ngoài hợp lệ phải đáp ứng:
– Do tổ chức cung cấp dịch vụ nước ngoài phát hành.
– Có đầy đủ: tên đơn vị cung cấp, địa chỉ, ngày tháng, số tiền, loại dịch vụ.
– Là bản gốc, không chấp nhận bản photo không công chứng.
– Không bắt buộc dịch sang tiếng Việt, trừ khi cơ quan thuế yêu cầu khi thanh tra.
– Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các chi phí có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
Ví dụ hợp lệ:
– Vé máy bay điện tử của Vietnam Airlines/Emirates + boarding pass.
– Hóa đơn khách sạn Hilton Tokyo có logo, địa chỉ, số phòng, số tiền.
– Biên lai taxi Grab Singapore có mã giao dịch điện tử.
4. Các rủi ro thường gặp khi hạch toán chi phí công tác nước ngoài
– Thiếu quyết định cử đi công tác → chi phí không được coi là phục vụ SXKD.
– Không có boarding pass kèm vé máy bay → có nguy cơ bị loại chi phí.
– Hóa đơn viết tay, không theo mẫu nước sở tại → không hợp lệ.
– Thanh toán bằng tiền mặt > 20 triệu → bị xuất toán chi phí.
– Chi phí cá nhân (mua sắm, du lịch kết hợp) nhưng hạch toán vào chi phí công tác → bị loại.
5. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thế nào?
– Quyết định cử cán bộ đi công tác (ghi rõ nội dung, thời gian, kinh phí).
– Chương trình công tác, thư mời tham dự hội nghị/hội chợ (nếu có).
– Vé máy bay điện tử + boarding pass.
– Hóa đơn khách sạn, taxi, ăn uống hợp lệ.
– Chứng từ thanh toán.
– Báo cáo công tác kèm chứng từ liên quan.
