Trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường kiểm tra, xử lý các công ty mua bán hóa đơn, sử dụng hóa đơn bỏ trốn vẫn đang tiến hành và được các cơ quan cập nhật danh sách thường xuyên. Do đó, việc công ty đã từng phát sinh giao dịch với các công ty có hành vi mua bán hóa đơn trong quá khứ là việc không thể tránh khỏi. Việc giải trình hóa đơn là bước cần thiết để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch và dưới đây là hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ giải trình:
1. Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là gì?
Theo quy định tại Điều 4 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP về hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp như sau:
– Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả.
– Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.
– Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế, trừ trường hợp được sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế.
– Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
– Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
– Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
– Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
2. Hồ sơ chuẩn bị để giải trình hóa đơn bỏ trốn:
– Văn bản giải trình: nêu rõ thông tin về hóa đơn, nội dung giao dịch.
– Hóa đơn liên quan: bản sao hóa đơn (hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử), kiểm tra hóa đơn trên hệ thống thuế và đính kèm kết quả tra cứu.
– Chứng từ giao dịch:
- Hợp đồng mua bán: hợp đồng đã ký và đóng dấu giữa hai bên công ty.
- Biên bản bàn giao hàng hóa/dịch vụ: chứng minh giao dịch thực tế đã diễn ra.
- Chứng từ thanh toán: sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi, biên lai nộp tiền mặt (có đầy đủ chữ ký hai bên)
– Các tài liệu khác có liên quan:
- Email, tin nhắn hoặc thư từ trao đổi với đối tác.
- Tài liệu, báo cáo hoặc hình ảnh liên quan đến việc giao nhận hàng hóa, dịch vụ.
- Chứng từ vận chuyển (nếu có).
3. Mẫu văn bản giải trình hóa đơn bỏ trốn:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
VĂN BẢN GIẢI TRÌNH
(Về việc sử dụng hóa đơn liên quan đến doanh nghiệp bỏ trốn)
Kính gửi: [Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp]
– Tên doanh nghiệp: [Tên doanh nghiệp của bạn]
– Mã số thuế: [Mã số thuế doanh nghiệp]
– Địa chỉ: [Địa chỉ đăng ký kinh doanh]
– Người đại diện pháp luật: [Họ tên, chức vụ]
Nội dung giải trình:
- Thông tin hóa đơn:
– Số hóa đơn: [Số hóa đơn]
– Ký hiệu: [Ký hiệu hóa đơn]
– Ngày phát hành: [Ngày phát hành hóa đơn]
– Tên doanh nghiệp phát hành hóa đơn: [Tên doanh nghiệp bỏ trốn]
– Mã số thuế doanh nghiệp phát hành hóa đơn: [Mã số thuế doanh nghiệp phát hành]
- Mô tả giao dịch:
– Loại hàng hóa/dịch vụ đã mua: [Tên hàng hóa/dịch vụ]
– Giá trị giao dịch: [Số tiền]
– Thời điểm giao dịch: [Ngày/tháng/năm]
– Hình thức thanh toán: [Chuyển khoản/Nộp tiền mặt]
- Quá trình thực hiện giao dịch:
– [Mô tả chi tiết cách bạn liên hệ, ký hợp đồng và thực hiện giao dịch với đối tác]
– [Nêu rõ thông tin liên lạc, địa chỉ, và quá trình giao nhận hàng hóa/dịch vụ]
- Nguyên nhân liên quan đến doanh nghiệp bỏ trốn:
– Doanh nghiệp chúng tôi thực hiện giao dịch với đối tác trên cơ sở niềm tin và đầy đủ thông tin về đăng ký kinh doanh của họ tại thời điểm giao dịch.
– Chúng tôi không nhận được thông tin nào về việc đối tác có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc bỏ trốn tại thời điểm ký kết hợp đồng và nhận hóa đơn.
- Chứng minh tính hợp lệ của giao dịch:
– Hợp đồng mua bán: [Số hợp đồng, ngày ký kết]
– Biên bản giao nhận hàng hóa/dịch vụ: [Chi tiết]
– Chứng từ thanh toán: [Chi tiết, ví dụ: sao kê ngân hàng, phiếu thu]
– Thư từ, email trao đổi với đối tác: [Tóm tắt hoặc đính kèm bản sao]
- Kiến nghị:
– Chúng tôi kính đề nghị cơ quan thuế xem xét và hỗ trợ xử lý vấn đề này để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp trong việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng hoặc ghi nhận chi phí hợp lệ.
– Cam kết sẽ hợp tác đầy đủ với cơ quan thuế trong quá trình kiểm tra và cung cấp các tài liệu cần thiết khác.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sữ hỗ trợ của quý cơ quan.
Trân trọng.
