Trong hoạt động kế toán, việc bảo quản và lưu trữ tài liệu chứng từ là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng, đặc biệt là trong những tình huống bất ngờ như thiên tai, bão lũ. Các sự cố này có thể gây ra mất mát, hư hỏng nghiêm trọng tài liệu, ảnh hưởng lớn đến quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp. Để giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách xử lý tài liệu chứng từ kế toán bị mất hoặc hư hỏng do thiên tai, bài viết này sẽ cung cấp những hướng dẫn chi tiết, tuân thủ theo các quy định pháp luật hiện hành tại Việt Nam.
NỘI DUNG:
1. Trách nhiệm của kế toán trong việc lưu trữ và bảo quản tài liệu là gì?
Theo Điều 41 của Luật Kế toán 2015 quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:
“Điều 41. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
6. Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.”
2. Trường hợp sổ sách, chứng từ kế toán hư hỏng do thiên tai, bão lụt thì đơn vị kế toán cần phải làm gì?
Theo quy định tại Điều 2 Thông tư 96/2010/TT-BTC về hướng dẫn phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do các nguyên nhân khách quan, đối tượng áp dụng bao gồm:
– Đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan (nguyên nhân bất khả kháng) như: thiên tai, hoả hoạn, mối mọt, mục nát, mất trộm.
– Các cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.
Mặt khác, theo Điều 4 của thông tư này, trách nhiệm của đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan được quy định như sau:
“Điều 4. Trách nhiệm của đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan
1. Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.
2. Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.
3. Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất.
4. Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.”
Thông qua các quy định trên, xử lý tài liệu chứng từ kế toán bị mất, hư hỏng do thiên tai bão lụt được thực hiện như sau:
[1] Trong đơn vị kế toán thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất, hư hỏng do thiên tai bão lụt, đơn vị phải thông báo cho các cơ quan dưới đây:
– Cơ quan tài chính.
– Cơ quan thuế.
– Kho bạc nhà nước.
– Cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp.
[2] Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán bị hư hỏng do thiên tai bão lụt. Phương pháp phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được được quy định cụ thể tại Điều 11 Thông tư 96/2010/TT-BTC.
[3] Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất. Phương pháp xử lý đối với những tài liệu kế toán không thể sử dụng được hoặc bị mất được quy định cụ thể tại Điều 12 Thông tư 96/2010/TT-BTC.
[4] Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.
3. Phục hồi xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được như thế nào?
Theo quy định Điều 11 Thông tư 96/2010/TT-BTC việc phục hồi xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được thực hiện như sau:
– Về chứng từ kế toán: Sau khi tiến hành phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể đọc được, lập bảng kê và sao chụp lại, làm thủ tục xác nhận sao y bản chính vào bản sao chụp; Phân loại, đóng thành tập như các chứng từ kế toán khác. Chứng từ sao chụp phải có chữ ký xác nhận của người thực hiện sao chụp, Trưởng Ban phục hồi, xử lý và của các bên có liên quan. Trong trường hợp này chứng từ sao chụp được coi là chứng từ pháp lý của đơn vị có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.
– Về sổ kế toán: Sau khi phục hồi, xử lý, tiến hành sao chụp lại, tiến hành ký xác nhận như quy định tại khoản 1 Điều này. Riêng sổ kế toán năm hiện tại (năm tài liệu kế toán bị huỷ hoại) sau khi sao chụp xong phải tiến hành khoá sổ để xác định số dư đến cuối ngày trước khi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại để làm căn cứ chuyển số liệu sang sổ kế toán mới.
– Báo cáo tài chính: Tiến hành sao chụp lại toàn bộ các báo cáo tài chính và thực hiện xác nhận như chứng từ kế toán.
– Những tài liệu kế toán bị huỷ hoại nhưng vẫn có thể sử dụng được, sau khi phục hồi, xử lý được lập bảng kê theo từng loại, có xác nhận của Ban phục hồi, xử lý và tiếp tục lưu trữ cùng các tài liệu mới sao chụp lại.
– Dựa trên số liệu kết quả kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ của đơn vị sau thiệt hại do nguyên nhân khách quan và xác nhận công nợ của các đơn vị có liên quan, đơn vị tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán đã phục hồi, xử lý để xác định số chênh lệch giữa sổ kế toán với thực tế kiểm kê, báo cáo với cơ quan tài chính, cơ quan quản lý, cơ quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, các tổ chức chính trị, đoàn thể, xã hội.
4. Tài liệu kế toán bị mất thì doanh nghiệp phải đến đâu để xin sao chụp tài liệu kế toán?
Theo Khoản 5 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP về quy định việc sao chụp tài liệu kế toán như sau:
“Điều 6. Tài liệu kế toán sao chụp
…
4. Trường hợp tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính thì tài liệu kế toán sao chụp để lại đơn vị phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này.
5. Trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.
6. Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được” đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó.“
Như vậy, theo quy định, trường hợp tài liệu kế toán bị mất do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì doanh nghiệp phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán.
Lưu ý: Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.
5. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán của đơn vị bị hư hỏng do thiên tai bão lụt gồm những ai?
Căn cứ tại Điều 5 Thông tư 96/2010/TT-BTC, Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán của đơn vị bị hư hỏng do thiên tai bão lụt bao gồm:
– Giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị: Trưởng ban.
– Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán): Phó ban.
– Đại diện bộ phận thanh tra, kiểm soát của đơn vị: Thành viên.
– Đại diện các bộ phận có liên quan (như: Kho, cửa hàng, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, …): Thành viên.
– Toàn bộ cán bộ phòng Tài chính – Kế toán: Thành viên.
– Đại diện các cơ quan quản lý liên quan: Thành viên.
Kết luận: Việc xử lý tài liệu chứng từ kế toán bị hư hỏng do thiên tai, bão lũ là một nhiệm vụ đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần chủ động trong công tác bảo quản, sao lưu tài liệu để giảm thiểu rủi ro, đồng thời thực hiện các biện pháp phục hồi và báo cáo kịp thời khi có sự cố xảy ra. Hãy đảm bảo rằng mọi quy trình đều được thực hiện đúng pháp luật để bảo vệ quyền lợi và giữ vững sự ổn định trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý:
- Luật Kế toán 2015
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP
- Thông tư 96/2010/TT-BTC
