Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mang theo hàng loạt thay đổi trong việc quản lý hóa đơn điện tử và chứng từ. Đây là sự nỗ lực của Chính phủ với mục đích nhằm minh bạch hóa hoạt động kinh tế và cũng là cơ hội để các doanh nghiệp, cá nhân tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế của mình. Tuy nhiên, những thay đổi này cũng đặt ra không ít thách thức đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía doanh nghiệp và cá nhân. Vậy, bạn đã sẵn sàng để thích nghi và tận dụng những điểm mới này chưa? Hãy cùng khám phá những điểm mới trong nghị định 70/2025/NĐ-CP trong bài viết này nhé!
1. Đối tượng áp dụng:
Bổ sung: Nhà cung cấp nước ngoài (không thường trú tại Việt Nam) kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh số và các dịch vụ khác đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử (loại giá trị gia tăng).
2. Về nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng:
a. Thời điểm lập Hóa đơn điện tử:
– Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; hoặc các hoạt động có gắn với xuất hàng hóa, dịch vụ như: khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ (trừ luân chuyển để sản xuất), cho vay, cho mượn, hoàn trả.
– Khi điều điều chỉnh, thay thế hóa đơn đã lập sai.
b. Quy định mới về chứng từ:
– Khi khấu trừ thuế TNCN, khi thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ giao cho người bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, phí, lệ phí. Lưu ý:
- Cá nhân ủy quyền quyết toán không cấp chứng từ khấu trừ.
- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động < 3 tháng: có thể gộp 1 chứng từ khấu trừ/năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu.
- Cá nhân có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: chỉ cấp 1 chứng từ khấu trừ/năm tính thuế.
– Bổ sung: tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế TNCN phải thực hiện đăng ký sử dụng chứng từ điện tử (theo Mẫu 01/ĐKTĐ-CTBT); đảm bảo đúng nội dung, định dạng và truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế; bắt buộc chuyển sang áp dụng từ 01/06/2025, ngừng dùng các chứng từ cũ.
3. Về loại hóa đơn:
a. Doanh nghiệp chế xuất có kinh doanh khác ngoài chế xuất:
– Khai thuế GTGT trực tiếp -> sử dụng hóa đơn bán hàng.
– Khai thuế GTGT khấu trừ -> sử dụng hóa đơn GTGT.
b. Hóa đơn khi xuất khẩu:
Bổ sung loại hóa đơn thương mại điện tử dành cho tổ chức, cá nhân xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Người xuất khẩu phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, đồng thời bảo đảm đúng nội dung, định dạng và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.
4. Về thời điểm lập hóa đơn:
a. Khi bán, xuất khẩu hàng hóa:
– Lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua.
– Với hàng hóa xuất khẩu (kể cả gia công): do người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo ngày thông quan theo quy định hải quan.
b. Khi cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn tại thời điểm cung cấp dịch vụ.
c. Một số trường hợp đặc thù cần thời gian đối soát số liệu mới lập hóa đơn: (vẫn giữ thời gian theo quy định cũ).
Bổ sung thêm các trường hợp: dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt, quảng cáo truyền hình, thương mại điện tử, ngân hàng (trừ cho vay), chuyển tiền quốc tế, chứng khóa, xổ số điện toán, thu phí đường bộ giữa nhà đầu tư với đơn vị thu phí và các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Đặc biệt: Bỏ quy định lập hóa đơn cuối ngày/cuối tháng nếu người mua không lấy hóa đơn đối với:
- Hệ thống bán lẻ, dịch vụ ăn uống trực tiếp đên người tiêu dùng mà trụ sở chính hạch toán toàn bộ.
- Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, chuyển tiền qua ví điện tử, ngừng và cấp điện trở lại.
5. Về nội dung hóa đơn:
a. Về thông tin người mua:
– Trường hợp người mua có kinh doanh thì phải thể hiện đủ tên, địa chỉ và mã số thuế. Đậy là nỗ lực nhằm minh bạch hoạt động kinh doanh của các thành phần kinh tế.
– Trường hợp người mua là người tiêu dùng, không có kinh doanh:
- Không có mã số thuế thì không phải điền mã số thuế.
- Nếu bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, cửa hàng xăng dầu, casino, trò chơi điện tử có thưởng thì không phải điền thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế).
- Nếu sử dụng hóa đơn máy tính tiền thì thông tin người mua không bắt buộc.
Tuy nhiên, nếu người mua cung cấp thông tin mã số thuế, số định danh cá nhân thì phải điền đầy đủ.
b. Thời điểm ký số trên hóa đơn: Trường hợp thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số khác nhau thì thời điểm ký số chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn. Theo đó, người bán kê khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; người mua khai thuế theo thời điểm nhận hóa đơn đã có chữ ký số của người bán.
c. Thông tin hàng hóa, dịch vụ cung cấp:
– Về tên hàng hóa, dịch vụ một số ngành quy định chi tiết hơn:
- Ăn uống thì trên hóa đơn thể hiện mặt hàng ăn, uống (không ghi chung chung và thức ăn, thức uống)
- Vận tải thì trên hóa đơn phải thể hiện biển số xe, hành trình (điểm đi – điểm đến)
- Vận tải cho hoạt động thương mại điện tử thì phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển và thông tin người gửi hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh)
– Một số loại hàng hóa, dịch vụ có quy định đơn giản hóa:
- Điện, nước, cước viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình, bưu chính và chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được lập theo kỳ quy ước, khám chữa bệnh và các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính được lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu và được sử dụng bảng kê kèm hóa đơn.
- Trường hợp khuyến mãi, cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định phát luật tì được lập hóa đơn tổng kèm theo danh sách khuyến mãi, cho, biếu, tặng. Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.
6. Về hóa đơn tạo từ máy tính tiền:
a. Đối tượng bắt buộc áp dụng: Có bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Riêng hộ kinh doanh có thêm một số tiêu chí để giới hạn nhóm bắt buộc.
b. Đối với doanh nghiệp có nhiều hoạt động kinh doanh: Đăng ký sử dụng hóa đơn máy tính tiền cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng; hóa đơn điện tử đang sử dụng áp dụng cho các hoạt động kinh doanh khác.
-> Khi người mua không yêu cầu thì không phải thể hiện thông tin người mua trên hóa đơn máy tính tiền (tên, địa chỉ, mã số thuế)
7. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
Cụm từ “thay thế, điều chỉnh” ở nghị định 70/2025/NĐ-CP thay thế cho cụm từ “xử lý hóa đơn số sai sót” ở nghị định 123/2020/NĐ-CP để bao quát tất cả các trường hợp cần thay thế/điều chỉnh hóa đơn, bao gồm cả trường hợp lập sai và không lập sai.
a. Không được hủy hóa đơn lập sai: Trường hợp hóa đơn lập sai đã được cấp mã hoặc đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế thì không được hủy dù chưa gửi cho người mua. Thay vào đó, tùy theo lỗi sai mà xử lý.
b. Các loại sai sót và xử lý:
– Chỉ sai tên, địa chỉ người mua: không lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, chỉ thông báo cho người mua và cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT. Theo đó, hệ thống tự động phản hồi thông báo tiếp nhận
– Sai các nội dung còn lại: Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn đã lập sai, không lập mẫu 04/SS-HĐĐT. Nếu sau đó lại tiếp tục phát hiện sai thì xử lý thống nhất theo lần đầu (thay thế/điều chỉnh) theo nguyên tắt hóa đơn điều chỉnh (Fn) là điều chỉnh cho hóa đơn gốc (F0), hóa đơn thay thế (Fn) là thay thế cho hóa đơn liền kề trước (fn-1). Trường hợp theo quy định hóa đơn đã lập sai không có ký hiệu, số hóa đơn thì chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.
Lưu ý: Trường hợp trong cùng tháng đã lập sai cùng thông tin trên hóa đơn của cùng một người mua thì được lập 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho những hóa đơn đã lập sai và đính kèm bảng kê các hóa đơn đã lập theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
c. Trước khi lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh do sai sót phải làm gì:
– Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh: hai bên phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
– Nếu người mua là người tiêu dùng: thông báo trên website hoặc trực tiếp đến người mua.
d. Kê khai hóa đơn điều chỉnh, thay thế:
– Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phát sinh do sai nội dung (MST< số tiền, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất…) thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế (kỳ hóa đơn đã lập sai/kỳ gốc).
– Hóa đơn điều chỉnh phát sinh do có sự kiện xảy ra thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
