Thuê kế toán nội bộ hay dùng dịch vụ? So sánh chi phí thật: 12–20 triệu/tháng và những khoản bạn quên tính

Khi doanh nghiệp bắt đầu có giao dịch đều đặn, câu hỏi quen thuộc lại xuất hiện: tuyển một kế toán ngồi tại văn phòng, hay thuê dịch vụ bên ngoài? Phần lớn chủ doanh nghiệp so sánh sai ngay từ đầu, vì đặt "lương kế toán 12 triệu" cạnh "phí dịch vụ 2 triệu", trong khi hai con số này không cùng một thước đo. Cùng tính lại cho đúng.

Chi phí thật của một kế toán nội bộ

Giả sử bạn tuyển một kế toán tổng hợp có 3–5 năm kinh nghiệm tại TP.HCM hoặc Hà Nội, lương gross 12.000.000 đồng/tháng:

Khoản chi	Mỗi tháng
Lương gross	12.000.000 đ
Bảo hiểm phần doanh nghiệp đóng + kinh phí công đoàn (23,5%)	2.820.000 đ
Phần mềm kế toán, chữ ký số, hóa đơn điện tử, lưu trữ	500.000–1.000.000 đ
Thưởng lễ Tết, phép năm, khám sức khỏe (phân bổ)	1.000.000–1.500.000 đ
Tuyển dụng và đào tạo lại (phân bổ; nhân sự kế toán đổi việc trung bình 2–3 năm/lần)	500.000–1.000.000 đ
Chi phí chỗ ngồi, thiết bị	500.000 đ
Tổng chi phí thật	17.320.000–18.820.000 đ

Nếu tuyển kế toán viên ít kinh nghiệm hơn (lương 8–9 triệu), tổng chi phí vẫn quanh mức 12–14 triệu đồng/tháng, và bạn phải chấp nhận thêm rủi ro chuyên môn: người mới thường chưa từng một mình xử lý trọn vẹn một kỳ quyết toán thuế hay một đợt thanh tra.

Còn hai khoản nữa không hề nằm trên bảng lương:

• Rủi ro phụ thuộc vào một người. Kế toán nghỉ việc ngay giữa mùa quyết toán là tình huống chúng tôi được gọi đến "cấp cứu" nhiều nhất vào quý 1 hằng năm. Bàn giao thiếu, thất lạc mật khẩu token, sổ sách làm dở dang: chi phí dựng lại thường từ 15–30 triệu đồng.
• Thời gian quản lý của chính bạn. Khi công ty chưa có kế toán trưởng, ai sẽ soát xét công việc của kế toán? Trên thực tế là không ai cả, và sai sót chỉ lộ ra khi cơ quan thuế vào kiểm tra.

Thuê dịch vụ: trả tiền cho kết quả, không phải cho chỗ ngồi

Dịch vụ kế toán trọn gói của 3M thu phí cố định theo số lượng chứng từ, từ 1.500.000 đồng/tháng với doanh nghiệp ít giao dịch và tăng dần theo quy mô. Mức phí này đã gồm sẵn những khoản mà nếu tuyển nội bộ, bạn phải cộng thêm:

• Cả một đội ngũ thay vì một cá nhân: AI trên nền tảng Practica lo phần nhập liệu, chuyên gia kế toán lo phần soát xét, không có chuyện nghỉ phép hay nghỉ việc giữa kỳ;
• Phần mềm, chữ ký số, lưu trữ chứng từ đều đã tính trong phí;
• Trách nhiệm ghi rõ trong hợp đồng: sai sót do chúng tôi gây ra thì chúng tôi bồi thường theo cam kết dịch vụ, điều bạn không thể đòi hỏi ở một nhân viên đã nghỉ việc;
• Báo cáo tháng thường có trong 7–10 ngày làm việc, sớm hơn mặt bằng chung.

So sánh trực tiếp: doanh nghiệp có 200–500 chứng từ/tháng thường trả chúng tôi 4–8 triệu đồng/tháng, chỉ bằng khoảng 1/3 chi phí thật của một kế toán nội bộ đủ kinh nghiệm.

Khi nào nên tuyển kế toán nội bộ?

Công bằng mà nói, thuê ngoài không phải lựa chọn đúng cho mọi doanh nghiệp. Bạn nên tuyển kế toán nội bộ khi:

1. Số lượng chứng từ thật sự lớn: trên khoảng 1.000 chứng từ/tháng, hoặc ngành đặc thù (xây lắp nhiều công trình, sản xuất có tính giá thành phức tạp) cần người bám số liệu hằng ngày;
2. Cần người có mặt tại chỗ: kho, xưởng cần người thường xuyên kiểm đếm, đối chiếu trực tiếp;
3. Đã có kế toán trưởng giỏi và muốn xây dựng đội ngũ kế cận.

Khi khách hàng của chúng tôi vượt mốc 50 nhân sự, mô hình phổ biến nhất là một kế toán nội bộ lo việc tại chỗ, còn 3M lo sổ sách, thuế, lương ở phía sau, kèm soát xét báo cáo tài chính định kỳ như một lớp kiểm soát độc lập.

Còn phân vân giữa hai phương án? Gửi chúng tôi số lượng chứng từ và cách tổ chức kế toán hiện tại, chúng tôi sẽ tính giúp bạn tổng chi phí của cả hai phương án, miễn phí và không ràng buộc.