Nhân viên AI chung đội với người của bạn, việc nào cũng rõ ai làm, ai duyệt
3M đưa nhân viên AI vào làm cùng đội ngũ hiện có, dù doanh nghiệp bạn bán hàng, sản xuất hay làm dịch vụ. Chúng tôi phân việc cho từng nhân viên AI, nối vào phần mềm công ty đang chạy và cùng bạn vận hành cả đội. Người của bạn định việc nào làm trước, soát kết quả và ký duyệt chỗ hệ trọng; mọi thao tác đều lưu vết, mở ra là thấy. Khởi đầu bằng một quy trình, thấy rõ hiệu quả mới tính chuyện mở rộng.
Công ty đã sắm AI, còn việc vẫn dồn lên vai nhân viên
Cả phòng đều có tài khoản AI, nhưng quy trình vẫn y như cũ: ai cần thì tự hỏi, tự chép câu trả lời sang hệ thống khác, rồi tự kiểm lại.
Cùng một việc mà mỗi người hỏi AI một cách, nhận về một kiểu kết quả. Không ai làm giống ai thì quy trình chung cũng chẳng nhanh hơn.
Những gì AI đưa ra chưa qua tay ai kiểm, nên không ai dám gửi đi hay nhập vào hệ thống, và nhân viên lại ngồi làm lại.
Mẹo nghề và những quy tắc ngầm chỉ nằm trong đầu vài người. Một người nghỉ, công ty phải mò lại từ đầu.
Không ai ghi lại AI đã làm những gì, nên cũng không ai trả lời được AI giúp bớt bao nhiêu giờ công. Thiếu con số, dự án thường dừng sau đợt chạy thử.
Vị trí nào đang quá tải, để nhân viên AI gánh bớt
Bạn chọn vị trí đang ngập trong việc lặp lại. Nhân viên AI do 3M dựng và quản lý sẽ nhận phần việc ấy; chỗ nào hệ trọng, người phụ trách bên bạn chốt. Phí trả theo mức sử dụng thực tế, đã gồm thiết lập, vận hành và báo cáo.
Nhân viên điều phối đơn hàng
- Gom đơn từ sàn thương mại điện tử, Zalo, fanpage và email về một mối
- Lên đơn vào phần mềm sau khi soát tồn kho và giá
- Thấy đơn lạ là dừng lại, hỏi người duyệt rồi mới xuất kho
Nhân viên hậu mãi
- Trả lời những câu hỏi khách hỏi đi hỏi lại
- Chủ động hỏi thăm khi khách vừa nhận hàng
- Lo thủ tục đổi trả, bảo hành theo chính sách công ty
Nhân viên theo dõi công nợ
- Đến hạn là nhắc, nhắc đúng lịch đã thống nhất
- Tiền khách chuyển về khoản nào, khớp đúng hóa đơn khoản đó
- Cuối tuần tổng hợp khách trễ hạn, kèm những khoản khách còn khiếu nại để người duyệt xử lý
Trợ lý kinh doanh
- Tìm khách tiềm năng, chấm điểm theo tệp khách bạn nhắm tới
- Ghi lại mọi cuộc trao đổi vào CRM để dữ liệu khách luôn mới
- Soạn nháp báo giá đúng chính sách giá, kèm thư làm quen khách mới
Trợ lý mua hàng
- Bám từng nhà cung cấp để lấy xác nhận, đơn đặt hàng luôn khớp thông tin mới nhất
- Tra vận đơn từng lô, hãng vận chuyển nào cũng theo được
- Lô nào có nguy cơ giao trễ thì báo trước, để còn kịp xoay xở
Nhân viên thống kê báo cáo
- Tự kéo số liệu từ phần mềm bán hàng, kho, kế toán mỗi tuần
- Đổ số vào các mẫu báo cáo tuần, tháng quen thuộc của công ty
- Kèm ghi chú chỉ tiêu nào tăng, chỉ tiêu nào giảm, vì đâu
Trước khi nhận việc, nhân viên AI nào cũng có người duyệt do bạn chỉ định và bản giao việc rõ ràng; hết tháng có báo cáo vận hành. Nhân viên AI chỉ nhận phần việc lặp lại chứ không thay ai, để người đang giữ vị trí ấy rảnh tay lo những việc cần kinh nghiệm.
Tư vấn chọn vị trí đầu tiênLàm được ở 3M rồi mới mang sang doanh nghiệp bạn
Đội ngũ 3M và nhân viên AI đang chia nhau công việc hằng ngày theo đúng mô hình này. Khi triển khai cho bạn, chúng tôi giữ nguyên những chuẩn dưới đây.
việc lặp lại do nhân viên AI đảm nhận
quyết định hệ trọng do con người chốt
thao tác bị bỏ sót khỏi nhật ký
khảo sát trước khi chọn quy trình đầu tiên
Mỗi lần triển khai gồm bốn phần
Ngành nào, quy trình nào cũng vậy, chúng tôi đều dựng cả bốn phần dưới đây. Thiếu một phần, AI dễ quay về làm công cụ hỏi đáp; có đủ, AI mới thật sự gánh việc.
Mỗi việc có một nhân viên AI phụ trách
Trước khi bắt tay, mỗi nhân viên AI có một bản giao việc: làm những gì, được mở phần mềm nào, kết quả trình ai. Có việc mới là nhận luôn, xử lý đủ các bước thường lệ rồi mới báo xong.
Triển khai thế nào: một quy trình trước, rồi mới mở rộng
3M làm việc mỗi ngày trên Practica, nền tảng do chúng tôi tự xây: nhân viên AI nào việc nấy, chỗ quan trọng luôn có người ký duyệt, thao tác nào cũng lưu vết. Với Chuyển đổi AI, chúng tôi dựng lại đúng mô hình ấy bên trong doanh nghiệp bạn, bất kể ngành nghề.
Khám phá công nghệ Practica →Ngành nào cũng có việc nhân viên AI làm được
Dấu hiệu dễ thấy: việc ngày nào cũng lặp lại, cứ theo quy tắc mà làm, số lượng lớn, và đang níu chân những người đáng ra phải lo việc lớn hơn.
Bán lẻ và thương mại điện tử
Gom đơn từ các sàn và website về một chỗ, khớp tồn kho, cập nhật giá, xử lý đổi trả, và lên sẵn đơn nhập khi hàng bán chạy sắp cạn.
Sản xuất và chuỗi cung ứng
Lập và theo dõi đơn đặt hàng, xác nhận ngày giao với nhà cung cấp, bám từng lô hàng và báo sớm khi có lô nguy cơ trễ.
Bán hàng và marketing
Lọc ra khách hàng tiềm năng đáng gọi, giữ dữ liệu CRM luôn sạch, soạn báo giá đúng chính sách giá và gom số liệu các chiến dịch thành báo cáo tuần.
Chăm sóc khách hàng
Trả lời câu hỏi thường gặp qua Zalo, fanpage, email; ghi nhận đổi trả, bảo hành, lịch hẹn. Nhân viên AI soạn sẵn, người phụ trách duyệt rồi mới gửi.
Dịch vụ chuyên nghiệp và dự án
Dựng bản nháp đề xuất, hợp đồng; theo dõi mốc dự án, nhắc từng người khai giờ làm và chuẩn bị bản tin tiến độ gửi khách.
Tài chính và hành chính
Nhận và kiểm hóa đơn, chuyển đề nghị thanh toán đến đúng cấp duyệt, gom số liệu thành báo cáo quản trị cuối tháng cho ban giám đốc.
Tự dùng chat AI, thuê làm tự động hóa, hay có nhân viên AI làm cùng?
Ba lựa chọn doanh nghiệp hay cân nhắc, đặt cạnh nhau.
| Tiêu chí | Mỗi người tự dùng chat AI | Thuê làm dự án tự động hóa | Nhân viên AI cùng 3M |
|---|---|---|---|
| Việc làm được | Hỏi gì đáp nấy, cho từng người | Tự động một chuỗi thao tác định sẵn | Nhận trọn đầu việc, làm cùng đội ngũ trên công cụ sẵn có |
| Việc ngoài dự tính | Người dùng tự xoay xở | Báo lỗi, chờ bên làm dự án vào sửa | Dừng lại, báo người có thẩm quyền kèm đủ căn cứ |
| Ai đứng tên quyết định | Chẳng rõ ai | Bên làm dự án, đến khi hết hợp đồng | Người của bạn ký duyệt mọi việc quan trọng |
| Nơi giữ cách làm | Trôi theo lịch sử chat của từng người | Nằm trong mã lập trình, khó sửa | Ghi vào sổ tay của doanh nghiệp, sửa đến đâu cập nhật đến đó |
| Theo dõi kết quả | Đoán chừng | Báo cáo nghiệm thu, rồi thôi | Nhật ký từng bước và báo cáo hằng tháng |
| Tính phí thế nào | Tính tiền theo đầu người dùng | Trọn gói dự án, mỗi lần sửa là một khoản mới | Trả theo mức sử dụng, không tính theo người dùng |
Vì sao chọn 3M
Đã chạy ở 3M trước
Trước khi đề xuất cho khách hàng, 3M đã tự áp dụng: người của 3M và nhân viên AI cùng xử lý việc hằng ngày của chính công ty. Những chỗ dễ trục trặc khi đổi cách làm, chúng tôi đã gặp và đã gỡ.
Kiểm soát có sẵn từ đầu
Việc gì dính đến tiền, hợp đồng hay khách hàng đều phải qua người duyệt, và bước nào cũng có nhật ký. Những chốt chặn này có sẵn trong mọi dự án, không tính phí riêng.
Không phải đổi phần mềm
Nhân viên AI làm trên email, Zalo, bảng tính, CRM, ERP hay phần mềm riêng của ngành bạn, nên đội ngũ vẫn dùng hệ thống quen thuộc, chỉ thêm bàn kiểm duyệt.
Làm bao nhiêu, tính bấy nhiêu
Thiết lập, chạy hằng ngày và báo cáo hằng tháng đều đã tính vào phí sử dụng. Phí không tăng theo số người dùng, và không có giai đoạn chạy thử dây dưa.
Chọn một quy trình, làm ra kết quả rồi mới tính tiếp
Chưa cần kế hoạch chuyển đổi toàn công ty. Bạn chỉ ra khâu đang chiếm nhiều thời gian nhất, người của 3M vào làm cùng đội ngũ bên bạn ngay tuần đầu. Mở rộng tiếp hay không, và mở ở đâu, cứ để số liệu hằng tháng trả lời.
Chọn quy trình đầu tiên cùng 3M →Câu hỏi thường gặp
Dịch vụ này có chỉ dành cho kế toán, nhân sự không?
Không. Chỗ nào có việc lặp đi lặp lại và làm theo quy tắc là có chỗ cho nhân viên AI, từ kho vận, bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng đến quản lý dự án hay tài chính. Kế toán, nhân sự chỉ là một phần nhỏ trong đó. Quy trình đầu tiên là quy trình đang lấy của đội ngũ bên bạn nhiều thời gian nhất.
Nhân viên có phải học phần mềm mới không?
Không cần. Email, Zalo, bảng tính, CRM, ERP hay phần mềm chuyên ngành: công ty đang dùng gì, nhân viên AI làm trên đúng những thứ đó. Điều mới duy nhất với đội ngũ bên bạn là bàn kiểm duyệt, nơi họ sắp ưu tiên, xem kết quả và bấm duyệt.
Lỡ nhân viên AI làm sai, ai chặn lại?
Nhân viên AI chỉ làm trong phạm vi đã giao, gặp việc nằm ngoài phạm vi là dừng lại và chờ người quyết; việc dính đến tiền, chữ ký hay người ngoài công ty thì không có duyệt là không đi. Lỡ có sai sót, nhật ký giúp lần lại từng bước, và cách sửa được ghi vào sổ tay để lần sau nhân viên AI tự tránh.
Ai sở hữu sổ tay quy trình và dữ liệu?
Doanh nghiệp bạn. Sổ tay được soạn theo đúng cách công ty bạn làm việc, và vẫn thuộc về bạn kể cả khi hai bên dừng hợp tác. Dữ liệu để riêng, không lẫn với khách hàng nào khác, quyền truy cập cấp theo vai trò, và 3M không đem dữ liệu này đi huấn luyện mô hình AI cho ai khác.
Đo hiệu quả bằng cách nào?
Cuối mỗi tháng có báo cáo vận hành gửi bạn. Trong đó ghi rõ từng quy trình tiết kiệm bao nhiêu giờ, bao nhiêu việc phải nhờ người xử lý, mất bao lâu để xong, bộ phận nào dùng nhiều hay ít, và khâu nào đáng làm tiếp. Con số không cải thiện, 3M báo đúng như vậy.
Trả phí theo cách nào?
Bạn trả theo mức sử dụng: tháng nào nhân viên AI làm bao nhiêu việc thì tính bấy nhiêu, đã gồm bàn kiểm duyệt và báo cáo. Không có phí bản quyền theo đầu người. Hai tuần khảo sát được báo giá tách riêng, nên khảo sát xong, bạn quyết định có đi tiếp hay không.
Việc nào đang làm đội bạn mất nhiều giờ nhất?
Mô tả ngắn quy trình đó, ở bộ phận nào cũng được. Trong 24 giờ làm việc, chúng tôi sẽ phản hồi kèm đề xuất những nhân viên AI đầu tiên cho doanh nghiệp bạn.