Cuối năm, các doanh nghiệp đều phải thực hiện kê khai và nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN kèm báo cáo tài chính để hoàn tất hồ sơ kế toán một năm tài chính. Tuy nhiên, trong quá trình làm báo cáo và tờ khai, sẽ có một số khoản chi phí phân vân rằng liệu được tính vào chi phí được trừ hay không được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Bài viết này sẽ liệt kê một số khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
1. Chi phí nguyên vật liệu:
Đối với phần chi phí Nguyên vật liệu, doanh nghiệp tự cân đối và xây dựng định mức hao hụt. Định mức được xây dựng và lên kế hoạch từ đầu năm hoặc đầu kỳ sản xuất và được lưu trữ, quản lý tại doanh nghiệp. Chi phí không được trừ bao gồm các khoản chi vượt định mức tiêu hao nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã xây dựng.
2. Chi phí lãi vay:
Chi phí lãi vay là chi phí không được trừ khi:
– Được ghi nhận vào tài sản góp vốn, giá trị công trình đầu tư vốn hóa.
– Doanh nghiệp cần vay vốn để bổ sung vốn điều lệ -> chi phí lãi vay ứng với phần vốn điều lệ bổ sung không được xem là chi phí được trừ, nếu không đáp ứng điều kiện:
+ Số tiền vay nhỏ hơn hoặc bằng số vốn điều lệ còn thiếu: toàn bộ chi phí lãi vay là chi phí không được trừ.
+ Số tiền vay lớn hơn số vốn điều lệ bổ sung, gồm 2 trường hợp:
- Trường hợp 1: Phát sinh nhiều khoản vay:
Chi phí lãi vay không được trừ = Vốn điều lệ bổ sung X Tổng lãi vay / Tổng tiền vay
- Trường hợp 2: Phát sinh một khoản vay:
Chi phí lãi vay không được trừ = vốn điều lệ bổ sung x Lãi suất khoản vay x Thời gian góp vốn bổ sung
3. Chi phí khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ:
3.1. Chi phí khấu hao tài sản cố định:
– Chi phí khấu hao không phục vụ sản xuất kinh doanh.
– Chi phí khấu hao nhưng không chứng minh được đó là tài sản của công ty.
– Chi phí khấu hao vượt mức quy định của Bộ Tài chính.
– Với các doanh nghiệp không thuộc nhóm ngành kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn thì chi phí khấu hao từ nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng/xe không được tính là chi phí hợp lý.
– Chi phí khấu hao phần tài sản cố định không đứng tên doanh nghiệp.
– Khấu hao đối với công trình trên diện tích đất không sử dụng vào mục đích kinh doanh.
3.2. Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ:
– Các loại công cụ dụng cụ có giá trị dưới 30 triệu đồng, không đủ điều kiện để ghi nhận tài sản cố định thì ghi nhận vào công cụ dụng cụ.
– Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ không quá 3 năm. Nếu thời gian phân bổ quá thời gian quy định, chi phí phân bổ này là chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.
4. Chi phí mua hàng không có hóa đơn:
– Chi mua hàng hóa của cá nhân, tổ chức không có hóa đơn chứng từ và không lập bảng kê theo mẫu số 01/TNDN.
– Chi phí mua hàng có đính kèm bảng kê theo mẫu số 01/TNDN nhưng có giá cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua.
5. Chi phí thuê nhà, thuê tài sản:
– Khoản thanh toán cho bên cho thuê tài sản không có hóa đơn chứng từ hoặc không có hợp đồng thỏa thuận hai bên.
– Thanh toán tiền thuê nhà, thuê tài sản không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc doanh nghiệp không đứng tên trên hợp đồng thuê.
– Khoản thanh toán lớn hơn giá trị thỏa thuận trong hợp đồng.
– Không có chứng từ thanh toán tiền thuế TNCN, GTGT của hoạt động cho thuê tài sản, thuê nhà
6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thường cho người lao động:
– Chi phí lương của chủ công ty TNHH một thành viên hoặc chủ DNTN.
– Tiền lương chi trả cho thành viên của hội đồng thành viên và quản trị nhưng không trực tiếp tham gia điều hành công ty.
– Không có chứng từ thanh toán lương hoặc quá thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế nhưng vẫn chưa thanh toán.
– Không được thể hiện cụ thể trong hợp đồng thỏa thuận lao động hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
7. Các khoản phụ cấp cho người lao động:
– Không có chứng từ thanh toán lương hoặc quá thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế nhưng vẫn chưa chi trả.
– Không được thể hiện cụ thể trong hợp đồng thỏa thuận lao động hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
– Chi đồng phục vượt quá 5 triệu/người/năm hoặc chi bằng hiện vật không có hóa đơn chứng từ.
– Chi phí trích nộp quỹ hoặc bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động vượt quá 3 triệu/người/tháng.
– Chi phí công tác, đi lại và lưu trú nếu không có văn bản, quyết định cử đi công tác hoặc chứng từ, hóa đơn hợp lệ.
8. Các khoản phúc lợi nhân viên:
– Tổng các khoản chi phúc lợi vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
– Không được quy định cụ thể trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
– Không có chứng từ thanh toán, hóa đơn hợp lệ hợp pháp như hóa đơn dịch vụ công ty du lịch, hóa đơn ăn uống, hóa đơn đóng học phí…
– Doanh nghiệp mua hàng hóa làm quà tặng hoặc tặng hàng khuyến mãi cho nhân viên nhưng không lập hóa đơn GTGT.
9. Chi tiền thưởng cho sáng kiến, cải tiến:
– Không được quy định cụ thể trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp hoặc không được nghiệm thu sáng kiến, cải cách bởi hội đồng nghiệm thu.
– Chi tài trợ nguyên cứu khoa học không theo chương trình của nhà nước, Chính phủ.
– Không có biên bản xác nhận đầy đủ chữ ký giữa bên tài trợ, bên thưởng và bên nhận tài trợ, nhận thưởng.
– Không có chứng từ thanh toán, hóa đơn mua hàng hóa khi tài trợ hoặc thưởng bằng hiện vật.
– Không có chứng từ chi tiền khi tài trợ hoặc thưởng bằng tiền.
10. Các khoản trích lập dự phòng:
– Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Phải có hóa đơn chứng từ thanh toán hợp pháp hợp lệ mua hàng hóa, dịch vụ, xác định được hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
– Khoản dự phòng nợ khó đòi phải thu: Phải có chứng từ gốc hoặc chứng minh được khách hàng nợ chưa trả như hợp đồng kinh tế, khế ước nhận nợ, bản đối chiếu công nợ…
– Khoản dự phòng tổn thất đầu tư tài chính: Phải là chứng khoán đã được niêm yết hoặc đã đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán trong nước mà doanh nghiệp đang đầu tư và giá trị chứng khoán thực tế trên thị trường thấp hơn giá trị mà doanh nghiệp đang đầu tư và ghi nhận trong sổ sách tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
– Khoản dự phòng bảo hành hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng: Phải có hợp đồng kinh tế, hợp đồng công trình xây dựng và thể hiện rõ điều khoản bảo hành, sửa chữa như trong hợp đồng đã cam kết giữa hai bên.
– Khoản dự phòng trích lập từ quỹ tiền lương, tiền công: Phải có quyết định, tờ trình của ban lãnh đạo, giám đốc công ty về khoản chi lập dự phòng.
11. Các khoản chi phí trích trước:
– Các khoản trích trước theo chu kỳ, kỳ hạn nhưng hết chu kỳ, kỳ hạn vẫn chưa chi hoặc không chi hết.
– Không có chứng từ thanh toán hoặc hóa đơn hợp pháp, hợp lệ sau khi trích chi phí.
– Các khoản dự toán trích trước lớn hơn số chi thực tế theo chứng từ.
12. Chi phí hàng khuyến mãi, quà tặng:
– Không có hóa đơn chứng từ hợp pháp khi mua hàng hóa làm quà tặng, biếu, cho. Nếu khoản chi mua hàng hóa có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
– Không lập hóa đơn GTGT khi cho, biếu, tặng quà hoặc hàng khuyến mãi cho khách hàng.
– Doanh nghiệp không kê khai tính nộp thuế GTGT.
– Khoản chi thực tế không liên quan đến hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.
13. Chi phí tiền điện, nước, thuê văn phòng:
– Công ty thuê đã ký hợp đồng cung cấp điện, nước với nhà cung cấp tức là công ty trả tiền trực tiếp cho nhà cung cấp điện nước nhưng không có hóa đơn tiền điện nước, chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.
– Công ty thanh toán cho chủ cho thuê nhưng không có hóa đơn tiền điện nước, chứng từ thanh toán tiền điện nước phù hợp với số lượng điện nước thực tế tiêu thụ của công ty và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.
14. Chi phí lỗ do chênh lệch đánh giá ngoại tệ:
Bao gồm các khoản tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, nợ phải thu có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế thấy chênh lệch lỗ tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư cuối năm.
15. Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn hoặc thiên tai lũ lụt:
– Không đáp ứng đủ điều kiện quy định của các hồ sơ đối với tài sản, nguyên vật liệu, hàng hóa bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn.
– Không có đầy đủ hồ sơ đối với tài sản, nguyên vật liệu, hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng.
– Không lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp.
16. Chi phí tài trợ cho giáo dục, y tế, thiên tai, lũ lụt,…:
Các khoản chi phí tài trợ cho giáo dục, y tế, thiên tai, lũ lụt, người nghèo, chi phí hỗ trợ dịch Covid-19 không đúng đối tượng chính sách theo quy định pháp luật hoặc không có hồ sơ xác định khoản tài trợ thì không được trừ khi tính thuế TNDN.
17. Chi phí kinh doanh các hoạt động như bảo hiểm, xổ số, chứng khoán và các ngành nghề đặt thù khác:
Không thực hiện đúng theo văn bản hướng dẫn riêng của Bộ Tài Chính.
