Tại điểm 2.13 khoản 2 Điều 2 theo Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – Bệnh nghề nghiệp; Quản lý số bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ngày 14/01/2017 của Bảo Hiểm Xã Hội Việt Nam quy định:
“2.13. Mã số BHXH: là số định danh cá nhân duy nhất của người tham gia do cơ quan BHXH cấp để ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT. “
Tại khoản 2 Điều 46 theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, được sửa đổi bởi khoản 72 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 có nêu rõ:
“Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số Điều của Quy trình thu bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ, BNN); quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:
…
72. Sửa đổi, bổ sung Điều 46 như sau:
“Điều 46. Nội dung ghi trên sổ BHXH và gộp sổ BHXH
Nội dung ghi trên sổ BHXH và gộp sổ BHXH đối với một người có từ 2 sổ BHXH trở lên được quản lý theo Điều 33b.
…
2. Gộp sổ BHXH và hoàn trả
Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH, cán bộ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu; lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ quản lý thu thực hiện:
+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.
+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 43.
3. Người lao động có sổ BHXH bảo lưu quá trình đóng kể cả do BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an cấp, đăng ký tham gia tiếp hoặc giải quyết chế độ. Phòng/Tổ quản lý thu có trách nhiệm cập nhật dữ liệu, đối chiếu nội dung đã ghi trên sổ BHXH với dữ liệu quá trình đóng do BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân cung cấp.
4. Sổ BHXH của người lao động di chuyển đơn vị đóng được chuyển toàn bộ quá trình thời gian đã đóng đến đơn vị mới để ghi quá trình đóng tiếp.
5. Thẩm quyền ký trên sổ BHXH
5.1. Giám đốc BHXH tỉnh, huyện quét chữ ký trong phần mềm để in sổ BHXH.
5.2. Giám đốc BHXH tỉnh, huyện chịu trách nhiệm về việc quản lý con dấu theo quy định hiện hành của BHXH Việt Nam.”
1. Người lao động có thể có hai mã số bảo hiểm xã hội (BHXH) vì một số nguyên nhân sau:
– Tham gia bảo hiểm tại nhiều đơn vị khác nhau: Người lao động có thể làm việc tại nhiều công ty, tổ chức và mỗi công ty này có thể đăng ký bảo hiểm cho họ với một mã số BHXH riêng. Điều này dẫn đến việc người lao động có hai mã số BHXH do mỗi đơn vị tạo ra một hồ sơ bảo hiểm riêng biệt.
– Chuyển công ty nhưng không cập nhật thông tin: Khi người lao động chuyển công ty nhưng không thực hiện thủ tục cập nhật, hoặc làm lại thủ tục bảo hiểm tại công ty mới mà không yêu cầu cơ quan BHXH cập nhật thông tin liên quan đến mã số BHXH cũ, có thể dẫn đến việc cấp mã số BHXH mới cho người lao động mà không biết họ đã có mã số BHXH trước đó.
– Lỗi trong quá trình nhập liệu: Đôi khi, trong quá trình đăng ký bảo hiểm cho người lao động, có thể xảy ra lỗi nhập liệu tại cơ quan BHXH hoặc doanh nghiệp (ví dụ, nhầm lẫn thông tin cá nhân, mã số CMND/căn cước công dân) dẫn đến việc cấp sai mã số bảo hiểm.
– Thủ tục sai sót hoặc chưa đầy đủ: Trong một số trường hợp, khi người lao động không hoàn tất thủ tục chuyển đổi hoặc thay đổi thông tin (ví dụ như thay đổi họ tên, địa chỉ, thông tin căn cước công dân), cơ quan BHXH có thể cấp mã số mới mà không biết rằng người lao động đã có mã số cũ.
– Trùng lặp trong hệ thống cơ sở dữ liệu: Hệ thống cơ sở dữ liệu của BHXH có thể có sự trùng lặp thông tin, dẫn đến việc một người lao động có thể bị ghi nhận với hai mã số BHXH khác nhau, dù thực tế chỉ có một cá nhân đó.
2. Người lao động có 2 mã số bảo hiểm xã hội cần phải làm gì?
2.1. Hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội thông qua người sử dụng lao động bao gồm những giấy tờ gì?
Theo Thủ tục 1.7.a Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, thủ tục Gộp sổ BHXH trong trường hợp một người có từ 2 sổ trở lên (thông qua người sử dụng lao động) hồ sơ bao gồm:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
– Tất cả các sổ bảo hiểm xã hội của người lao động
2.1. Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội thông qua người sử dụng lao động được thực hiện như thế nào?
Theo Thủ tục 1.7.a Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, thủ tục Gộp sổ BHXH trong trường hợp một người có từ 2 sổ trở lên (thông qua người sử dụng lao động) được thực hiện như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ:
Đơn vị Sử dụng lao động lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:
– Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia;
– Qua Bưu chính;
– Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.
Bước 2: Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ
Bước 3: Người lao động nhận kết quả đã giải quyết theo các hình thức đã đăng ký.
Kết quả giải quyết bao gồm:
– Sổ bảo hiểm xã hội;
– Quyết định hoàn trả mẫu C16-TS (nếu có), tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký (nhận tại cơ quan BHXH, tại đơn vị hoặc thông qua tài khoản ngân hàng, hệ thống tiện ích thông minh).
Thời hạn giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
