Đôi khi trong quá trình tạo lập hóa đơn điện tử sẽ không tránh khỏi những sai sót, yêu cầu bên bán phải thực hiện điều chỉnh, hủy hoặc lập thay thế các hóa đơn có sai sót. Vậy nên trong bài viết ngày hôm nay, 3M sẽ cung cấp thông tin về cách xử lý hóa đơn sai sót trong từng trường hợp theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. (Theo Khoản 2, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
– Hóa đơn điều chỉnh là một loại hóa đơn được sử dụng để sửa đổi hoặc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn ban đầu khi có sai sót xảy ra trong quá trình lập hóa đơn (sai sót trong thông tin sản phẩm, số lượng, giá cả hoặc thông tin khách hàng,…)
– Hóa đơn thay thế là một hóa đơn được lập mới để thay cho một hóa đơn bị sai sót trước đó. Nói cách khác, hóa đơn cũ sẽ bị hủy và hóa đơn thay thế có giá trị hoàn toàn tương đương với hóa đơn sai sót đó.
2. Cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót:
Tùy thuộc vào tình trạng xảy ra sai sót mà có những hướng giải quyết khác nhau, Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót có những cách giải quyết như sau:
– Hủy hóa đơn điện tử:
Trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót, bên bán thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
– Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn:
Hóa đơn điện tử có hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua sau đó phát hiện có sai sót (về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót) thì bên bán sẽ thông báo lại cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn; đồng thời bên bán sẽ thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót và chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
– Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế:
Hóa đơn điện tử có hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua sau đó phát hiện sai sót (Sai mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng) thì người bán sẽ sử lý như sau:
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trong Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì bên bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
- Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Trong hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
– Bên bán kiểm tra sai sót:
Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sẽ thông báo cho bên bán để bên bán kiểm tra sai sót (Theo mẫu số 01/ TB-RSĐT)
Theo thông tư số 78/2021/TT-BTC, có các cách xử lý hóa đơn sai sót như sau:
– Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ:
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định nhưng sau đó phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo đến cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn.
– Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử:
Trường hợp bên bán đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng phát hiện hóa đơn giấy đã lập trước đó có sai sót thì người bán sẽ lập văn bản thảo thuận thuận với bên mua ghi rõ sai sót và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
