Theo quy định tại tiết c điểm 2.5 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định về thời hạn thanh toán lương cho người lao động như sau:
2.5. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
“…………
c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.”
Như vậy, để chi phí lương được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thì thời hạn thanh toán lương là:
- Trường hợp Công ty KHÔNG trích lập Quỹ dự phòng tiền lương: Thời hạn chi trả lương trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán năm (90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính)
- Trường hợp Công ty CÓ trích lập Quỹ dự phòng tiền lương: Thời hạn chi trả lương không quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Lưu ý: Nếu quá thời hạn thanh toán lương mà Công ty chưa chi trả cho Người lao động thì Chi phí lương tương ứng với phần chưa chi sẽ không được tính là chi phí được trừ của năm Quyết toán thuế TNDN đó. Nếu qua thời hạn trên mà Công ty thực hiện chi trả lương thì chi phí lương tương ứng sẽ được tính là chi phí được trừ cho năm thực chi.
